人手不足の時代に必須の「生産性アップ」のコツ

コツ7　「電話で確認」を躊躇しない

　生産性を上げるためには、上司や取引先からの手戻りを減らすことも重要です。

　いくら他の部分で効率化を図っても、提出した成果物にあれこれと修正が入り、何度もやり直しをしていれば、生産性が大幅に低下してしまいます。微調整ではなく、方向性そのものが間違っていて丸ごとやり直しになったら、膨大な時間のロスです。

　それを防ぐため、作業の途中で上司や取引先とこまめにコミュニケーションを取り、方向性が間違っていないかを確認しましょう。

　そのときは、メールではなく、対面、もしくは電話をお勧めします。そのほうが待たずに済むからです。

「相手の時間を奪うことになるかもしれない」などと言って電話をかけない人がいますが、取引先でも、名刺に電話番号が書いてあるなら、電話をかけていいということ。遠慮することはありません。

「電話をかけるのが怖い」という人もいますが、頑張って慣れましょう。電話は仕事の効率をグンと上げます。

　もし、あなたが上司や発注元なら、部下や発注先に仕事を投げっぱなしにするのではなく、こまめに確認を取りましょう。確認をするだけでなく、その都度、一緒に考えるようにすれば、大きな修正は発生しにくくなります。

　自分の仕事が手一杯で、つい確認が疎かになりがちですが、むしろ確認を優先したほうが、トータルの生産性が上がるはずです。

コツ8　資料はイチから作らない

　仕事の時間を減らすためには、周囲の人の力を有効活用することも大切です。

　資料を作成するにしても、似たような資料を周囲の人が作っていることはよくあります。そこで、「こんな資料を作ったことはありませんか？」とひと声かければ、自分でイチから作らずに済んで、大幅に時間を節約できます。

　たとえ忙しそうな人だとしても、遠慮しないで声をかけるべきです。時間が節約できたぶん、その人の仕事を手伝えば、お互いにメリットがあるはずですから。

《取材・構成：杉山直隆　写真撮影：永井　浩》
《『THE21』2019年1月号より》