凝った資料が質を下げる！？　ムダのない資料作成のコツとは？

シンプル資料の秘訣は「文章力」にあり

　では、過剰演出を卒業して「シンプル資料」を作るコツは何でしょうか。

　その答えは、意外かもしれませんが「文章力」を上げることにあります。図の助けを借りずにどれだけ説明できるか、正確性と具体性を備えたメッセージをどう明確化するかがカギです。

　したがって、資料作成時に最初からパワーポイントを立ち上げるのは厳禁。まずは、紙の上に目的や構成を書き出すことから始めましょう。

　内容を「箇条書き」で書く訓練もお勧めです。問題提起、解決策、結果、とプロセスを区分けして項目ごとに一行ずつ伝えたいことを書き、それを文章につなげていくと、明確なメッセージが浮かび上がってきます。

　途中までラフに作った段階で、それに合わせて「しゃべってみる」のもお勧め。これは「ウォークスルー」といって、若手コンサルタントによく実践させていた方法です。うまく話せない部分が見つかるたび、そこをピンポイントでブラッシュアップしていけば万全です。

　このプロセスを踏めば、短時間で「伝わる資料」を作れるスキルがついてきます。資料作りに時間がかかってプレゼン時の語りの準備ができず、本番でしどろもどろ──という、よくある失敗も回避できます。

　つまるところ、図作成やレイアウトの能力を磨くよりも大事なのは「文＝メッセージ」を固めること。その基盤があってこそ、骨太で信頼性の高い資料が作れるのです。

≪取材・構成：林　加愛≫
≪『ＴＨＥ21』2017年11月号より≫