孫正義氏も納得する資料作りのコツとは？

資料作りのポイントは、「数字」と「２段上の視点」

やっとつかまった忙しい上司に稟議書を見せたけれど突き返された、何が言いたいのかわからないと言われた……など、資料の手戻りが発生する現場が日本の会社ではよく見られる。果たして上司の一発ＯＫをもらえる資料には何が必要なのか――。ソフトバンク孫正義社長のもとで社長室長を務めた三木雄信氏に、「孫社長も納得する」資料の作り方のコツをうかがった。

孫社長がＯＫするのは「見て３秒」でわかる資料

　ソフトバンクグループを率いる孫正義社長のもとで社長室長を務め、ADSL事業『Yahoo!BB』の立ち上げを始めとする数々の大型案件では、プロジェクトマネージャーとしても手腕を振るってきた三木雄信氏。“世界一忙しい”と言っても過言ではない上司を相手にするうち、「孫社長が一発でＯＫする資料」のツボを掴んだと話す。

「私が社長室長だった頃の重要な仕事の一つが、孫社長から社内の稟議をもらうことでした。

　当時、孫社長は早朝から深夜まで10件以上の会議が続くこともしょっちゅう。しかも熱が入ってくると、『このまま会議を続けるから、あとの予定は全部飛ばせ！』となることも珍しくない。そうすると、孫社長の稟議をもらうためにアポを入れていた幹部たちは、何時間も待たされてしまうわけです。

　これでは社内の仕事が進まないので、私が幹部たちから書類を預かり、孫社長の手が空いた隙を見て、代わりに稟議書にハンコをもらうようになりました。いわば“稟議取り代行”みたいな役目をしていたわけです」

　預かった資料の中には、孫社長が了承するものもあれば、ろくに読んでもらえないものもあった。その違いは何か。

「孫社長とのコミュニケーションは、“居合い斬り”。最初の３秒が勝負です。資料をパッと見て、一瞬で言いたいことがわからなければ、『あとにしろ！』と言って逃げられてしまう。よって孫社長にＯＫをもらうには、資料の一番上に結論が書かれていることが大原則です。

　同様に、『誰が・何を・いつまでにやるのか』が明記されていない資料も、会社にとって役に立ちません。資料とは、次のアクションを起こすためのもの。どんなに丁寧に作り込んでも、それを受けて組織や人がすぐに動き出せない資料は不完全ということです」