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必要な書類を瞬時に取り出す「ファイリング術」

2015年11月16日 公開
2023年05月16日 更新

桃山 透(T&Eネットワーク主宰)

 

[テクニック4]
見出しや色でひと目でわかるように

 クリアホルダーに見出しをつけておくと、さらに見つけやすい。フセンを貼ったり、手で直接書いたりするのもアリだが、桃山氏はラベルライターを使っている。見栄えが良い見出しを、簡単に、素早く作れるからだ。見た目がキレイなファイルを作ることは、それを使って仕事をすることへのモチベーションを高める効果もある。ちなみに、桃山氏が使っているラベルライターは『「テプラ」PRO』(キングジム)だ。

 緊急用の書類は「赤」のクリアホルダーに、取引先への提出用の書類は「青」のクリアホルダーに、というように、色を活用するのも手だ。

 桃山氏は、書類を留めるゼムクリップも色分けして使っている。「相手に渡す資料は青いゼムクリップで留める」と決めておけば、会議や取引先などで、うっかり自分用にメモを書き込んだ書類を相手に渡してしまうミスがなくなる。

 

[テクニック5]
引き出しの下段にヨコ置きファイルボックスを

 緊急性や重要度が低い書類は、やはりクリアホルダーに案件ごとにファイリングしたうえで、デスクの引き出しに保管しておく。その際、A4のヨコ置きファイルボックスを使うといい。

 引き出しの手前から奥へとヨコ置きファイルボックスを並べて、手前から、「未処理」「一時保管」「保管」と置き場所を決めておく。そして、仕事の進行に応じて、クリアホルダーの場所を移動させるのだ。

 CDやリーフレットなど、形がさまざまな資料をまとめてファイルにするには、A4の封筒に入れるという方法がある。ただ、封筒は立たないし、中身も見えない。そこで桃山氏が愛用しているのが、『Toffy TEZIG』(キングジム)というファイル。コピー用紙70枚を収納できる厚みがある。フタをしっかり閉じることもでき、中身がはみ出ることがない。

 

[テクニック6]
「バッグ・イン・バッグ」でスマートに書類を出す

 多くの書類を持って外回りをしている人もいるだろう。書類が多くなると、鞄の中から必要なものを瞬時に取り出すのが難しくなる。そこで使える簡単な方法が、相手によって違う色のファイルを使うことだ。

 書類は簡単に見つけて取り出せても、ペンや名刺をゴソゴソと探してしまう、という人は、「バッグ・イン・バッグ」を使うといいだろう。バッグ・イン・バッグの中に必要なファイルや文房具、小物などをまとめて入れておき、相手先では、それをそのまま取り出せばいいようにしておくのだ。

 誤って別の取引先に提出する書類を見られてしまうというリスクをなくすためには、『カモフラージュホルダー』(プラス)を使うといい。細かい文字が外から読めないよう、カモフラージュ柄になっているクリアホルダーだ。

 

《取材・構成:西澤まどか》
《『THE21』2015年11月号より》

著者紹介

桃山 透(ももやま・とおる)

T&Eネットワーク主宰

1968年、大阪府生まれ。金融系企業の営業、コピーライター、出版社の編集者、業界新聞の編集長を経て、フリーライターに。主にビジネス書、実用書、医学書関連の執筆・編集・監修に携わる。整理術・手帳術にはとくに強く、日経BP社や『プレジデント』のオンラインで整理術や手帳術のコラムを執筆。

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