必要な書類を瞬時に取り出す「ファイリング術」

[テクニック2]
デスクの上にはファイルボックス2つだけ

　必要最小限の書類に絞ったら、次に、「重要度」と「時間軸」で書類を振り分ける。デスクの上に残すのは、「緊急性」があり「重要な」書類だけ。残りは引き出しに入れたヨコ置きファイルボックスに保管しよう。

　デスクの上に残す書類は、案件ごとにクリアホルダーに収める。そのクリアホルダーは、2つのタテ置きファイルボックスに入れておく。1つは「未処理」ボックス。もう1つは「処理済み」ボックスだ。このように分けておくと、ひと目で作業の状況がわかる。

　この2つのファイルボックスは、右利きならデスクの右側奥に、左利きなら左側奥に置くと使いやすい。

　処理済みの書類は、区切りが良いところで、引き出しに入れたヨコ置きファイルボックスへ移動させよう。

[テクニック3]
書類の保存は「タテ置き」が基本

　書類を積み上げて保管すると、一覧性がなく、必要なときに見つけづらい。ファイルボックスを使って、探しやすいタテ置きで保管するようにしよう。

　とはいえ、書類はそのままではタテ置きできない。クリアホルダーに入れても、薄いものだとたわんでしまい、見栄えが悪いばかりでなく、使いづらい。

　そこで、書類をタテ置きするのに適したクリアホルダーを選んで使うといいだろう。『スーパーハードホルダー』（キングジム）や『クリアホルダー0.5』（NIXX）は通常のクリアホルダーよりも厚い素材でできているため、タテ置きファイルボックスに並べてもたわまない。少々高めだが、買う価値はある。