ムダな会議と生産的な会議の決定的な違い

上の立場の会議にあえて部下を出席させる

会議には大人数から少人数まで様々な規模があります。大規模になれば拘束される人数は増え、時間もかかるもの。

管理職は、少人数や１ｏｎ１の比率を高めていけるよう工夫することが必要です。それにはまず、自分が出る「大きな会議」の数を減らすこと。

案件の全体像をつかむために初回だけ顔を出し、そのあとは部下に出席させて報告を受ける。できた時間は部下たちとの少人数会議や報連相に使い、自分のレベルでできる意思決定の数を増やせます。これは部下育成の視点から見ても重要です。

部下はポジションの高い人々の会議に出ることによって「上が考えていること」について学べます。出席させる際は「君が私の立場ならどうする」と考えるよう促しましょう。

そして報告時には事実関係だけでなく、本人の見解や提案も確認。これで部下は端的に情報をまとめる力と、「自分の頭で考える」スキルを得られます。

ときには自分も「自分より上の人たちの会議」にオブザーバーとして出てみるのも良いでしょう。トップや役員クラスの話し合いに触れ、自分ならどんな意見を述べるか考える。

こうして１つずつレベルの高い場に身を置いて思考の鍛錬をすれば、各々の提案力が上がります。それは会議の質の向上はもちろん、組織の生産性を確実に押し上げることへとつながるでしょう。