ムダな会議と生産的な会議の決定的な違い

提案書は「型」を作って前々日に共有

では、「70点の意志決定」に最短でたどりつくには何が必要でしょうか。

まず、何を決定するかを記したアジェンダは必須です。会議の招集者は事前に提案を吸い上げ、議題を明記した文書を作成する必要があります。

提案者はそれに伴って資料を作るわけですが、ここでお勧めなのは提案書のサマリーをフォーマット化すること。１枚の文書に、課題・原因・解決策・効果・実行スケジュールとコストを明記したものです。

自分や部下、できれば会社全体でこの型を共有し、会議前に用意するというルールを作っておけば、事前に会議の内容を周知でき、当日の議論の精度もアップします。

提案は複数あると良いでしょう。比較対象があれば特徴が伝わりやすく、メリット・デメリットも明確に提示できます。１案だけでは「これだけしか考えつかなかったのか？」という印象を与えることもあるので要注意です。

サマリーは会議の前々日に出席者全員にメールで送っておきましょう。出席者は事前に何を話すのか知ることができますし、２日あれば直前に急遽変更が出たときの修正もできます。