「脱・会議」で仕事のムダを撲滅する

絶対に目標を達成する「カイゼン会議」とは？

　では、本当に必要な会議とは何でしょうか。それは、ＰＤＣＡサイクルの「Ａ」、つまり改善について話し合うことです。計画（Ｐ）に対して社員それぞれが実行した仕事（Ｄ）を、資料を通じて検証（Ｃ）してから、具体的にどう改善すべきか（Ａ）を議論することが本来の目的なのです。

　そのためには、まず会議の目的を一つに絞ること。その目的を果たすことだけに集中し、他は議論しません。出席者も議題に関係ある人だけに絞り込みます。中身のある議論をしたいなら、人数は五人が限度でしょう。また、資料は前日までに配付し、考えをまとめてもらったうえで会議に臨みます。すると会議における時間を短縮できるだけでなく、本当に議論すべき議題に集中することができるのです。

　また会議は、必ず前回の振り返りから始めること。前回決めた目標と行動計画から話し始めることで「そもそも、何のために集まったのか？」といった会議迷子を防ぐことができます。すると、ＰＤＣＡサイクルが回り出し、会議の質が回を重ねるごとに高まるので、どんどん目標に近づいていくのです。

　基本、会議はやらないに越したことはありません。ただ、どうしてもやる必要がある場合は意味があるものにする。これを心がけてください。

『THE21』2018年3月号

取材構成　長谷川　敦