「脱・会議」で仕事のムダを撲滅する

働き方を変える！　最強の「ミーティング」

働き方改革が進み、労働生産性の向上が注目されているにもかかわらず、未だに働く人々の時間を奪う「ムダな会議」はなくならない。とくに、中間管理職はこうした会議の犠牲になりがちだ。ただし、中間管理職は会議を開く立場でもあるため、ムダを生む原因にもなりやすい。一体、どうすればムダな会議を防ぐことができるのか。効率的に目標を達成する働き方を提案するコンサルタントの横山信弘氏に、会議に参加する・開く双方の立場からムダを防ぐ方法をうかがった。

業績が悪化するほど、会議は増える

　みなさんが最近の会議で話した内容について思い出してみてください。本当にその会議を開く必要はありましたか？　

　私は９割の会議はいらないと考えています。わざわざ会議を開かなくても、ミーティングで十分。必要なときに、必要なメンバーだけを自分のデスクに呼び、懸案事項を解決できたらすぐに解散する。これなら、どんなに長くても20分もあれば終わります。わざわざ時間を調整し、議題に関係のない人まで会議室に集め、何時間もかける必要などないのです。

　今まで多くの企業の会議に参加してきましたが、もっともムダだと感じたのが報告だけの定例会議。とくに話し合う議題がなくても、「決まりだから」という理由だけで開かれます。そのため、直前になって無理矢理議題をひねり出す始末。

　さらにムダなのが、懇親会を目的として全国から責任者を呼んで行なわれる会議。懇親会自体がムダなのではありません。「せっかく遠方から○○所長が来ているのだから、これについても話しておこう」といった具合に、どんどん議題が増えていくことがムダなのです。一部の出席者にしか関係のない議題を、他の出席者は延々と聞かされることになります。

　ちなみに業績が悪化している会社ほど、会議が増える傾向があります。部下がきちんと仕事をしているか疑心暗鬼になった社長や専務が、とにかく部下を集めて叱りつけたいのです。部下は会議に縛りつけられるため、実務に携われる時間が減り、ますます業績は悪化します。