「脱・会議」で仕事のムダを撲滅する

ムダな会議に参加しない「正しいボイコット」

　そこでみなさんに提案したいのは、自分が会議を主催する立場なら、会議を半年間止めてみることです。それが怖いのなら、月に2回やっていた会議を1回に減らしてみてください。　　

　ポイントは、1回あたりの会議の時間ではなく、回数を減らすことです。回数を減らすことで、会議によって実務が分断されることが減り、仕事の生産性が上がるからです。これまで会議漬けだった人ほど、時間に余裕ができるでしょう。そのぶん、部下との会話やミーティングの回数を増やせば、意思の伝達がスムーズになり、さらに会議の回数を減らせます。

　一方、上司から会議に招集される立場の人は、出る意味がないと感じた会議をボイコットしましょう。私も、「情報共有のためにとりあえず呼ばれた会議」には出席しませんでしたが、案外怒られませんでした。いてもいなくても同じだからです。そのうち飲み会と同じで、「いつも来ないから呼んでも仕方がない」と思われるようになり、呼ばれなくなります。

　とはいえ、他のメンバーが会議に出席しているのに、デスクで仕事をするのは得策ではありません。会議に出ないためには、それ相応の理由がなくてはならないのです。そこで、私は会議に合わせてアポイントを入れることを勧めています。「お客様のために」と言われれば、上司も「仕方がないな。そっちを優先しろ」と諦めてくれるものです。

　そもそも、顧客のためにならない会議を開く必要はありません。「その会議はお客様のためになるのか」を考えてみたとき、目的が内向きだったり、曖昧な場合は出る必要がないのです。

　ただし、議事録には確実に目を通すようにしましょう。これは、会議に参加しなかった人の最低限のマナーです。

　また、日頃から上司や役員とのコミュニケーションを大切にしておくことで、ムダな会議の芽を摘むのも手です。なぜなら、彼らがムダな会議を開くのは、下から報告が上がってこないから。であれば、こちらから逐一進捗を報告し、情報を提供・共有することで、ムダな報告会を阻止することができるのです。