資料に「ひと言」添えれば、グッと通りやすくなる！

2017年11月27日公開
2023年03月23日更新

むらかみかずこ（手紙文化振興協会代表理事）

むらかみかずこ

「字がヘタ」でも伝わる三つのポイント

「手書き文字に自信がない」という人も多いでしょうが、手書きメッセージの役割は「気持ちを伝える」ことですから、そこはあまり神経質にならなくて良いと思います。ただ、次の三つを押さえて書くと、読みやすい文字が書けます。

一つは「大きく」、二つ目は「太く」、そして「青いインク」で書くことです。字に自信がない人は苦手意識から、小さく書く傾向にあります。しかし小さい文字は読みづらく不親切です。読みやすい大きさの文字を書くには、「太い」ペンを使えばいいのです。標準的なボールペンの芯は0.5ｍｍですが、0.7や0.8ｍｍミリのものをお勧めします。太い芯を使えば自然と大きい文字になります。綺麗な字よりも読みやすい字を書くことこそ相手本意です。

インクの色については、黒でももちろん良いのですが、あえて青を使用することで、「元気・爽やか・品の良さ・誠実さ」といった印象を与えられます。

郵送する際は、封筒にも気を配りましょう。Ａ４の書類なら、三つ折りにして縦長の封筒に入れます。その際、書類の天と地のどちらを上にするか、向きはどうすれば親切か、一筆箋や送付状を一緒に入れる場合、その位置はどこか……相手が開封するときのことを考えて入れましょう。

書類の枚数が多い場合は、クリアファイルに収め、大判の封筒に入れて送ると良いでしょう。そして資料の上に、一筆箋を挟み込みます。一筆箋は書類に比べて小さいので紛れ込みがちですが、クリアファイルに入れておけば取り出したときにすぐ目につき、紛れてしまうこともありません。

郵便で送るなら、切手にもこだわりましょう。季節ならではの柄やセンスのある記念切手を使用すると、「気が利いた人」という印象を与えます。もちろん普通の切手で届いてもネガティブには思われないでしょうが、記念切手ならゼロの印象からプラスの好感度を与えることができます。

そのまま使える！「ひと言書き」文例

（１）上司に企画書をチェックしてもらうとき
○○部長
おつかれさまです。
○○の企画書です。
ご確認よろしくお願いいたします。

（２）取引先に資料を送るとき
○○社　△△△△様
いつもお世話になり、ありがとうございます。
○○○の資料を送付いたします。
何卒よろしくお願いいたします。

（３）請求書を送るとき
このたびは大変お世話になり、ありがとうございます。
×月度のご請求書を送付いたします。
ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。

（４）領収書を送るとき
このたびはお世話になります。
先日は○○のご注文をありがとうございました。
領収書を送付いたします。
今後とも、よろしくお願いいたします。

《『THE21』2017年11月号より》

著者紹介

むらかみかずこ（むらかみ・かずこ）

（一社）手紙文化振興協会　代表理事

東京女子大学文理学部史学科卒。企業経営者の仕事に込める想いを伝える「小冊子」の制作を手がけた後、2013年に手紙文化振興協会を設立。手紙の書き方アドバイザー(R)認定講座を行ない、全国各地に手紙の書き方講師を育成するとともに、自宅で学べる通信講座『手紙の書き方講座』『仕事で差がつく！メール・文章の書き方講座』を開発・運営。TBS系「プレバト！！」、NHK Eテレ「まる得マガジン／心が通じる一筆箋」講師の他、テレビ・ラジオ出演、新聞・雑誌掲載、著書多数。

『THE21』2017年11月号

発売日: 2017年10月10日

資料作りはもちろん、大切な仕事である。ただ、それは仕事の「目的」ではない。顧客に商品を採用してもらう、新企画を実現する、改善計画を実行し業務の効率化を図る……資料はそのための「手段」。にもかかわらず、費やしている時間があまりに多い。
そこで今月の『ＴＨＥ２１』では、「いかに効率よく書類を作るか」にフォーカスした内容をお届けする。
まずは「作業の効率化」。各種書類の「型」を知るとともに、ワード、エクセル等の操作を効率化することで、書類を作るスピードを高める方法をお伝えする。
ただ、いくら素早く書類を作成できても、それに「ＯＫ」をもらえなければ意味がない。そこで大事なのがもう一つの効率化である「一発でＯＫをもらえる」書類を作ること。本特集では作り手、読み手双方の視点から、通りやすい資料とはどういうものかを解説していく。
「カップヌードル」「はとバス」など、ヒット商品の企画書も満載！