6タイプ別「損する話し方」克服ガイド＜前編＞

①「話を簡潔にまとめられない」人

「話しながら整理する」はマナー違反！

「来客があるときは、事前に家を片づけたいですね。話をまとめられない人は残念ながら、『散らかったままの部屋にお客を入れ、一緒に片づけてもらう』ことを『会話』の中でやっています」

　と西任氏。つまり、話す内容を整理しないまま語り出し、話しながら整理をしていく会話スタイルが特徴だ。

「話し始めたものの頭の整理ができていないので『あのー』を繰り返したり、話している間に何かを思い出しては『そういえば……』とつけ足したり、脱線したり、ということが多くなっていくのです」（森下氏）

　すると当然、話は冗長になり、要点はぼやける。話がわかりづらいうえに時間が長々と奪われるのだから迷惑千万。友人とのおしゃべりならともかく、ビジネスシーンでは明らかに不適切だ。

　一方で西任氏は、このタイプは「心配性」な性格の人が多い、とも語る。

「これだけでは伝わらないかも、という不安な思いから、あれもこれもと、付け足しが長くなりがちです。焦りを抱えて先走ることも多いですね。思い浮かんだことをすぐに口にしやすいので話が飛び、相手は混乱しがちです」（西任氏）

　森下氏も、こうした話し方の背景には「不安」の心理が働いていると指摘する。

「自信のないことについて話さなくてはならないとき、人は話す量を増やしてごまかそうとしたり、質問の隙を与えないように早口になったりしがちです。ミスを報告するときに長々と言い訳をするのはその典型例。しかしそれは、かえって相手の苛立ちを増幅させてしまいます」（森下氏）

「事前準備」で内容を簡潔化しよう

　話をまとめ、簡潔に事実を伝えるうえで最も大事なのは、「結論から話すこと」だ。

「報告の際は、まず起こった出来事を一文で伝えること。会議やプレゼンでも、『今日は○○について話します。それにより皆さまにはこういうメリットがあります』と、目的をまず話す。そのあと内容の詳細に入っていくのが正解です」（森下氏）

　内容も、要点を押さえつつ簡潔に話す必要がある。そのためには、「事前準備」が欠かせない。

「相手に話しかける前にメモを用意し、５Ｗ１Ｈ（いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように）を整理しておくこと。日本語は主語があいまいな言語なので、『誰が』の部分はとくに明確に。関係者の多い案件は時系列で整理すると、わかりやすく伝えられます」（西任氏）

　そのためには普段からトレーニングしておくことも重要だ。

「１つのテーマについてひと言で表現する訓練はお勧めです。たとえば本を読んだあと、『この本の内容をひと言で言うと？』と自問してみるのです。ひと言で表わすのが難しければ、『特徴を３つ挙げるとすると？』でもＯＫです。要点を把握する力がつくので、自分の中での理解も深まります」（西任氏）