自社専用AIは誰でも作れる！　新入社員の育成も引き継ぎも自動化する活用術

生成AI活用コンサルタントとして、企業への導入支援を行なっている高山智壮氏。今回は、個人単位ではなく、チーム単位でAIを活用するための「２つのフェーズ」を、高山氏に解説していただく。（取材・構成：前田はるみ）

※本稿は、『THE21』2026年2月号特集[生産性100倍のAI活用術]より、内容を一部抜粋・再編集したものです。
※前後編の前編です

チームでのAI活用には ２つのフェーズがある

AIを個人では利用しているものの、チームでは利用したことがない、チームではどのように活用できるのかが想像しにくい、という人もいるかもしれません。 チームでのAI活用には、２つのフェーズがあると私は思っています。

まず、AI活用をチームで標準化し、個人レベルでの作業効率を高めるフェーズです。先ほど「個人では利用」と述べましたが、実際には、頻繁に使用する人とそうでない人にはかなりの温度差があり、そこに機会損失が生じているのは非常にもったいないことです。

では、そもそもAI活用によってどれくらい生産性がアップするのでしょうか。最もインパクトが大きいと言われているのが、ウェブプログラマーやシステムエンジニアの仕事です。IT企業では、コーディング業務をAIに代替させることで劇的に成果が上がっています。

一方、コーディング業務が発生しない一般企業ではどうかというと、AI活用の効果が期待できるのは、まず間接業務の時間削減です。メール・議事録・提案書の作成など、文章を考えてタイピングする時間の削減に最も効果を発揮します。

２年前からAIを全部門で導入している当社では、月平均で一人当たり12～13時間、ライティング作業の多い人では20時間の削減につながっています。こうしたAI活用のノウハウをチームで共有し、チーム全体の作業効率を上げるのが最初のフェーズです。

「第２フェーズ」に突入すれば 効果は劇的に上がる

その次にくるのは、AIをチームの戦略立案に活かすフェーズです。AIは与えられたデータや条件をもとに、複数のシナリオや分析結果を提示することができます。この特性を利用し、セキュリティの担保された環境で自分たちの業務の前提条件を学習させることで、営業活動のシナリオやマーケティング戦略の立案などに活用できます。

例えば、出版社であれば過去売れた本の企画や販売データをAIに学習させます。そのデータが溜まれば溜まるほど、AIは勝ちパターンを覚えて、売れ筋の企画を提案してくれるようになります。

人間は一人ひとり強みもあれば弱みもあって、凸凹した存在ではありますが、チームでAIを活用することで、再現性のある勝ちパターンをチームの戦略に活かすことができるというわけです。

ただ残念なことに、第１フェーズに留まっている会社が多いのが現状でしょう。チームでAIを活用するためのノウハウが、ほとんど世に出ていないことも一因だと思います。

第２フェーズでは、データがAIに蓄積されればされるほど、AIの回答精度が上がり、ビジネス現場で大きなインパクトを出せる確率が高まります。リーダーの方には、ぜひこのAI活用の第２フェーズを目指していただきたいと思います。

セキュリティが担保された 「ビジネスプラン」

世の中には数多くのAIツールが登場していますが、チームで活用できるツールにはどのようなものがあるのでしょうか。

一般企業で使うなら選択肢は２つ。グーグルが提供する「Google Workspace内のGemini」と、OpenAIが提供する「ChatGPTのビジネスプラン」が現在の２強と言えます。

ChatGPTの法人向けプランには、ビジネスプラン以外にも大企業向けのエンタープライズプランがありますが、中小企業で複数人が一緒に使っていくことを想定するなら、３００名未満の中小中堅企業向けのビジネスプランが適しています。

そこで今回は、ChatGPTのビジネスプランを例に、AIのチーム活用について解説していきます。 まず、ビジネスプランについて簡単に説明しましょう。

ビジネスプランでは、企業ごとにChatGPTの専用エリア（ワークスペース）を持つことができ、その中にメンバーを追加することで、メンバーは個人専用のチャットルームを持つことができます。 個人チャットの内容は原則本人のみが閲覧可能で、場合によっては管理者や経営者のアクセス権を設定することもできます。

ちなみに、ビジネスプランのユーザーインターフェイス（見た目や操作方法）は、無料で使える個人版とまったく一緒です。 チームで共同利用できる機能としては、プロジェクトごとにチームメンバーとチャットができる「プロジェクト」や、自社専用のAIを作成できる「MyGPTs」などがあります。

詳細はのちほど説明しますが、チームや組織にカスタマイズした運用ができるのがビジネスプランの最大の特徴であり、先ほどお伝えした第２フェーズにも関わってくる部分です。

また、個人の無料版の場合、入力内容がモデル改善のための学習に利用されるという設定がデフォルトですが、ビジネスプランのワークスペース内でやりとりした企業情報は、自社ワークスペース内のみで蓄積・参照され、AI学習には利用されません。

企業情報の漏洩リスクが減らせることも大切なポイントです。 他にも、メンバーへのアクセス権限を細かく設定できる、連携するアプリの範囲を設定できるなど、自社運用のためのセキュリティがしっかり担保されています。安心して利用できることも、ビジネスプランをお勧めする理由です。