メールに時間がかかる社員に必要な、やり取りを「1往復半」で終わらせる意識

「メール作業にやたら時間がかかってるな」と気になる若手社員が、あなたのまわりにいないだろうか? そこで『THE21』2024年10月号では、ビジネスメールの書き方で20年の指導歴を持つ、一般社団法人日本ビジネスメール協会代表理事の平野友朗氏に、「仕事ができる人のメール術」を聞いた。ベテランのあなたにも目からウロコのテクニックが見つかるかもしれない。

※本稿は、『THE21』2024年10月号単発企画「早い! 伝わる! 信頼を生む! ビジネスメール作成講座」より、内容を一部抜粋・再編集したものです。

ビジネスで求められるメール術とは?

ビジネスパーソンであれば、1日に何通も送受信しているメール。膨大に押し寄せるメールに対し、「開く」「読む」「返信する」に時間を取られてばかりいては、本来の業務に支障を来すこともあります。

それは若手社員であればなおのこと。「どのメールから対応すればいいのか」「こうしたケースではどのような言葉を選べばいいのか」といったことで、一つひとつ作業が止まってしまうこともありえます。

ここでは、「1秒でも速く書ける」「相手に意図が伝わる」「信頼を勝ち取れる」ことを目的としたメールの書き方を紹介していきます。ぜひ、メール作業の苦手な若手社員の指導にお役立てください。

【1秒でも速く書く①】正しさを追求しすぎない

メールを何度も見直して、場合によっては1日寝かして、やっと送信。あなたの部下は、メール作業でそんなことをしているかもしれません。「正しい情報を伝えたい」「正しい言葉で伝えたい」「正しい日本語を使いたい」と正しさを追求すると、メールの作成に時間がかかるのも無理はありません。

確かに、時間をかければ、もっといい表現を思いついたり、誤記に気づくこともあります。しかし、時間をかけた分だけ質が高くなるとは限らないのがビジネスメールです。

ビジネスメールは、文学作品ではありません。文字通り、単なる仕事のメールです。仕事では、うまい言い回しがあったからといって「質の高いメール」とは評価されないのです。

では、どうすれば時間をかけずにメールを送れるようになるのか。それには、メールの合格点（目的）を明らかにすることです。例えば、面会日を調整するメールの目的は、日程を決めることにあります。そのため、日程を決める以上の目的がないのであれば、このメールに難しい言葉や過剰な気遣いは必要ありません。1秒でも短い時間で、日程を確定できるメールを書くことに専念させましょう。

【1秒でも速く書く②】単語登録で楽を追求

仕事ができる人は「どうやったらキータッチの回数を減らして、より多くの文字が打ち込めるか」に頭を使っています。いかに入力で「楽をするか」を重視しているのです。

ここでいう「楽をする」とは、結果は変えずに、結果に行き着くまでのプロセスをより効率的にすること。そして彼らは、「楽をする」ために、「単語登録」を徹底的に行なっています。

上の図は、「単語登録のお勧めフレーズ」です。この単語登録機能を使うことで、少ないキータッチで、瞬時に頻繁に利用する言葉や表現を表示できるようになります。

同様に、「いつもお世話になっております。株式会社○○の××です。」「引き続きよろしくお願いいたします。」のような定型文も、単語登録をしておくことで、メール処理の時間をかなり短縮できます。

仕事ができる人は、同じメール作業でも、そうやって時間を生み出し、「相手が不安になったり、うまく伝わらなかったりする箇所がないか」を見直すのです。仕事に使える時間には限りがあるからこそ、時間をかけるべきポイントを外させないようにしましょう。

【1秒でも速く書く③】テンプレートを利用する

テンプレートは文章のひな形のことを指します。送る頻度の高いメール、決まりきった内容のメールは、テンプレートをそのまま使うだけで完璧なメールを作れるため、とても便利です。

次のような定型業務では、テンプレートが業務効率を格段にアップさせます。

・問い合わせる
・問い合わせに返答する
・ファイルを送る（請求書や見積書、提案書など）
・日時を調整する
・商品を発送する
・返品方法を案内する
・キャンセルを受けつける
・仕事の結果を報告する（日報を送るなど）
・仕事の進捗を共有する（会議の議事録など）

ただし、テンプレートが便利だからといって、常にテンプレートを使ってもいいのかというと、そうではありません。テンプレートは一定の型に沿ったものなので、個性がなく、機械的で事務的なものです。そのため、テンプレートを受けとった人は確実に「定型文だ」と見破ります。ぞんざいに扱われたと感じて、マイナスの印象を覚えるかもしれません。

ですから、場面や相手との関係を踏まえ、メールの内容やコミュニケーションの取り方を変えるべきときには、テンプレートを使わずに、個々に作成させたほうが良いでしょう。

仕事ができる人は、場面や相手ごとに、どちらのメールのほうがより効果的なのかを判断します。そして、情報伝達だけが目的の定型業務はテンプレートを利用する一方で、相手の説得など意思の疎通を図らなければいけないメールには、自分で考えた文章を書いています。

【相手に意図が伝わる①】相手を「動かす」言葉を選ぶ

メールで何かしてほしいことを伝えるとき、「ご協力いただけませんでしょうか」「ご確認いただけませんか」のような言い回しをしていないでしょうか。

相手に対する気遣いの気持ちから、こういった言い回しを使いたくなる気持ちはわかります。

しかしこうした言い回しでは、「するかしないかは、こちら次第」と相手が勘違いし、こちらの思った通りに動いてくれないかもしれません。そうなると、「何かをしてもらう」というメールの目的は達成できません。

もちろん、相手への配慮は大切で、人間関係にとって不可欠なことでもあります。ただ、仕事ができる人は、相手に動いてほしいときは、場面に応じて言葉を変えます。それによってこちらの真剣さが伝わったり、切迫感を演出したりすることができるのです。

「緊急ですのでお急ぎください」と「お手すきの際にご返信ください」では、相手の受けとる印象が大きく異なります。使い分けのフレーズを三段階でまとめたので、依頼の場面で活用してください。