メールは「件名」にひと工夫すると差がつく！

件名は「検索性」を重視してつけよう

「件名」と「署名」も重要です。　メールの主題は仕事の依頼なのに、件名が「先日はありがとうございました」だったら、後で依頼内容を確認したい時に該当のメールを探すのが大変です。これも相手の立場になり、具体的で検索しやすい件名をつけるのがコツ。「請求書をお願いします」ではなく、「請求書のお願い（○○社）」と補足をつけるだけでも、他社から送られる同様のメールと区別しやすくなります。

件名にヘッドを入れるのも効果的。【決定】【変更】などと入っていれば、相手もひと目でメールの重要度を理解できます。

最近はＳＮＳの影響か、末尾の署名を省く人が増えましたが、これも相手に迷惑をかける可能性があるので要注意。相手に郵送したいものがあるときなど、署名がないとわざわざ名刺を探したり、住所や電話番号を問い合わせる手間がかかります。今はメールのやりとりだけで仕事が進む案件も多いので、署名は名刺代わりと考えて、必要事項をきちんと書きましょう。

すべての「ツール」を使い分ける時代に

また、そもそもメールを使うべきではない場面もあります。とくに相手に損害を与えるようなトラブルが発生した際は、まず電話で第一報を伝えるのがマナー。どんなに丁寧に書いても「そんな大事なことは、直接伝えるべきだろう」と不快に感じる人が多いものです。

コミュニケーションツールが多様化したからこそ、その特性に合わせて上手に使い分けることも、これからの時代に求められるスキルと言えるでしょう。