大量のメールを一瞬でさばく５つのノウハウ

#メール術

2017年01月08日公開
2024年10月02日更新

平野友朗（日本ビジネスメール協会代表理事）

メールの無駄４　メールのやりとりが終わらない

　メールの応酬が続き、やりとりが完結しない──それは、あなたのメールの文章がわかりにくく、相手にきちんと伝わっていないからかもしれません。

　ビジネスメールの最大のコツは「一度読みで頭に入る」こと。最後まで読み進めないと結論や目的、送信者がわからない文章は相手にとって大きなストレスですし、結果、趣旨が理解できずにメールを何度も繰り返すことになるのです。

メールの無駄５　文章を書くのに時間がかかる

　メールを書いているうちに思わぬ時間が経ってしまっていることはよくあるもの。本来、1通にかける時間は平均3分、少なくとも5分以内に収めるべき。

　3分以内にメールを書くには、自分がよく書くビジネスメールの定型文を作っておくと、いちいち文面を考える手間も省け、書くスピードもアップします。　

　さらに、よく使う単語やフレーズは「単語登録」しておくといいでしょう。上図を参考に、スキマ時間に単語をコツコツと登録していってください。

取材構成　麻生泰子

『ＴＨＥ２１』2016年12月号より

著者紹介

平野友朗（ひらの・ともあき）

一般社団法人日本ビジネスメール協会代表理事

ビジネスメールスキルの標準化を目指し、日本初のビジネスメール教育事業を立ち上げる。個人のメールスキル向上指導、組織のメールのルール策定、メールの効率化による業務改善や生産性向上などを手がける。行政機関、企業、学校などへのコンサルティングや講演・研修回数は年間150回を超える。さらに「ビジネスメール実務検定試験」を立ち上げ、ビジネスメール教育の普及に尽力している。