コンサルタントの「分刻み」の出張術

超効率的に全国を飛び回るワザとは？

徐々に寒さもやわらぎ、出張にはベストのシーズンがやってきた。とはいえ、長時間の移動は疲労の原因になるのも事実。もし、移動や宿泊でストレスが溜まってしまうようでは、出張先での仕事に影響が出るのは必至だ。
そこで、全国各地を出張で飛び回る「出張の達人」であるコンサルタントの鳥越氏に、独自の出張術を明かしてもらった。

アポは早朝と夜から埋めていく

　飲食や小売企業を中心としたコンサルティング事業を手がける鳥越氏。クライアントは全国にわたり、平均月７～８回の宿泊出張と、３～４回の日帰り地方出張をこなすという。その際、最も心がけているのは「一度の出張で、なるべく多くの人と会うこと」だという。

「コツは、『最初に、早朝と夜のアポイントを入れる』ことです。打ち合わせは１０時～１７時頃のいわゆる『コアタイム』にすべき、と思い込んでいる人が多いですが、その時間帯は誰もが本業で忙しいもの。聞いてみると、実はその前後のほうがいいという人は結構います。とくに経営者クラスは早朝から、逆に現場の方は夜の１９時くらいからのほうが、時間が取りやすいという人は多いですね。

そこでまず、こうした方々とのアポを固めたうえで、その間の予定を入れていくと、時間を有効に使えます。たとえば最初のアポを朝の８時に入れれば、午前中だけで２件の打ち合わせをこなせるのです」

また、相手の長期の予定を押さえておくことも重要だという。

「『月末は忙しい』『第二火曜日に会議が入りがち』といった情報があれば、長期の出張の予定が立てられます。アポが取りやすくなるのはもちろん、ホテルも早めに予約できるので、最近のホテル不足の影響も受けにくいです。

取引先の事務の人や社長秘書と仲良くしておくと、こうした情報を得やすくなります」

また、打ち合わせの場所をどこにするかも重要だという。

「打ち合わせは相手のオフィスで行なうのが常識だと思っている方は多いと思いますが、私はむしろ、新幹線駅の近くなど、自分にとって便利な場所まで来ていただくことがあります。一見、失礼に思われるかもしれませんが、『駅の近くなら時間を気にせず、ギリギリまでご相談に乗れます』という伝え方をしているので、相手にも理解してもらいやすいのです」

新幹線移動であえて「ひかり」を使う理由とは？

もちろん、移動中の時間も無駄にはしない。

「必ず行なっているのは、ミーティングの直後にレジュメを作り、相手に送ることです。自分のためはもちろん、相手へのリマインドにもなります。これは駅のベンチなどでやってしまいます。また、移動中はともすればボーっとしがちなので、『この時間はこの案件について考える』などと、あらかじめ考えるテーマを決めておくようにしています。こうして移動中に構想を練っておけば、後ですぐに取りかかることができます」

出張中の食事はお客様との会食以外は、ほぼコンビニなどですませるという。

「出張先の名物料理も魅力的ですが、店を探す時間がもったいない。それに出張はあくまで『仕事』。時間があれば私は、クライアントの競合店などの視察に使います。名物料理は観光で行ったときに食べればいいのです」

まさに「分刻み」で予定をこなしていく鳥越氏だが、意外にも新幹線移動の際はあえて「ひかり」を使うのだという。

「たとえば東京―名古屋間は『のぞみ』なら約一時間半。一つの作業をこなすには、正直ちょっと微妙な時間なのです。『ひかり』なら２時間はありますので、仕事をするにしても、本を読んでリラックスするにしても、十分な時間が取れるのです。

それに、実は『ひかり』は結構空いているのです。とくにグリーン車なら、まず隣に誰かが座ることはありません。広々と使えるのはもちろん、パソコン作業の際の情報漏洩の問題からも、ひかりのグリーン車はお勧めです」