今、話題の「ミニマリスト」　の仕事術とは？

「沈黙のＴＯ ＤＯリスト」を排除する

　なぜ、仕事に取りかかるのに時間がかかっていた僕が、すぐにエンジンがかかるようになったのでしょうか。

　それは目の前に雑然と置かれたモノが一掃されたことで、自分の内面に意識が注がれ、今、自分がしていること、すべきことに、より意識的になったからです。

　身のまわりに雑然と置かれたモノ、たとえば、パソコンに貼られた無数の付箋、机に積まれた仕事の資料……これらは、つねにメッセージを発しています。「資料、整理しないとな」「あの案件どうなったんだっけ」……モノが視界に入ることで、モノに関連した思いが無意識のうちに引き起こされます。

　僕はモノが発するこれらのメッセージを〝沈黙のＴＯＤＯリスト〟と呼んでいます。その数が増えるほど集中力が削がれ、〝本来のＴＯＤＯリスト〟に意識が向きにくくなります。だからこそ、デスクの上をゼロにする──それだけで集中力が生まれ、仕事への取り組みが変わったのです。

文房具類はすべて引き出しに収納している。開けた瞬間に、モノをすべて見渡せる状態で、探す手間がかからない。編集者という仕事柄、大量に保有する名刺は​、あいうえお順に収納。名刺のデジタル化が今後の課題だそう。

　一方、時として、外から入ってくる雑多な情報やメッセージが、仕事のヒントにつながることもあります。それは企画や新しいアイデアを考えるとき。

　そんなときは、僕はリュック1つで外に出てカフェなどで仕事をします。以前は、仕事の資料がバラバラに管理されていたので「思い立ったらすぐ」とはいきませんでした。しかし、デスクを片づけると同時に、仕事資料のデジタル化、ツールのモバイル化を進め、思い立ったらすぐ外に出られるポータブルな仕事環境ができたのです。

　仕事の紙資料は、スキャンしてＰＤＦ化。メモ程度ならばスマホで撮っておき、紙は処分します。これらのデータはDropboxなどのＷＥＢ上のクラウドストレージにファイルを置き、職場からでも、外出先からでも、すぐに取り出せるようにしました。ただし、デジタルデータは、消失のリスクも伴います。その点はＲＡＩＤ機能のあるハードディスクで二重バックアップを取り、リスクヘッジを図っています。

　ミニマルな仕事環境を作ったことで、働き方はシンプルで合理的になりました。同じ時間働いても、その密度は以前よりずっと濃く、なおかつ自分のペースで無理なく働けるようになったのです。