頭の中を整理する「付箋」の使い方

まずは「やらない」ことと「任せる」ことを決める

　続くステップ2は、「気分で分ける」。とりとめもなく書き込んだ大量の付箋を、なんとなくの気分で動かしてください。大事なのは、「『すぐやること』と『いつかやればいいこと』に分けよう」などと、分ける基準を決めないこと。全体を眺めて、「これとこれは似ているな」と思ったら、その付箋を動かして1カ所にまとめてみる。それくらいざっくりでかまいません。

　こうして動かした結果、「自分の悩みは『仕事』と『家庭』に分けられるんだな」「悩みといっても『すごく気になること』と『そうでもないこと』があるんだな」などと気づくのです。もちろん、グループが3つや4つになってもかまいません。動かし方にルールや決まりがないのも、付箋の良いところです。

　ステップ3は、「グループ内で優先順位をつける」。たとえば「仕事」と「家庭」に付箋が分かれたら、それぞれのグループ内でどれを優先してやるかを整理します。この分け方にもルールはありませんが、参考として例を紹介しましょう。

　たとえば、「やらない」「任せる」「先送り」「やる」に分ける方法（図A）。ポイントは、「やらない」→「任せる」→「先送り」の順に決めていき、最後に残った付箋を「やる」に貼ること。情報過多になっている現代のビジネスマンに必要なのは、やることを減らし、本当に必要なことを選ぶことですから、やることを最小限に絞り込むにはこの順番が最適です。

「好き／嫌い」×「得意／苦手」の座標で分ける方法もあります（図B）。人は誰でも「好きで得意なもの」はパフォーマンスが上がり、「嫌いで苦手なもの」はパフォーマンスが落ちます。ですから「嫌い×苦手」に貼ったものは、それが得意な人に任せるか、いっそのこと「やらない」と決めましょう。その代わり、自分は「好き×得意」なことで高い成果を出せばいいのです。

　図Cのような「時間軸・空間軸」で優先順位をつけることもできます。重要な付箋ほど中心線の近くに、重要度が下がるものは中心線から離れた両脇に貼ります。さらに、すぐやるべきことほど手前に、ずっと未来にやればいいことほど奥に貼ります。こうして整理すれば、「中心に近く、手前にあるもの」から着手し、「中心から遠く、奥にあるもの」は余裕があるときにやればいいと判断できます。