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2015年版! ビジネスメールの最新ルール

2015年08月28日 公開
2024年10月02日 更新

平野友朗(日本ビジネスメール協会代表理事)

 

Q4.宛名は正式呼称を書くべき?

■ビジネスメールアンケート2

あなたはビジネスメールを送る際、「○○株式会社○○部○○課○○様」など、相手の正式な呼称を使いますか?



 

A.ずっと正式呼称だとかしこまりすぎてしまう

初めてメールをする際は、相手を尊重して正式な呼称(社名・部署名・役職・氏名)を書き入れましょう。アンケートでは「常に使う」が一番多いですが、何度もやり取りする相手だと、常に正式呼称だと堅苦しくなりますから、2回目以降は社名+名字、もしくは名字のみでもOKです。なお、久しぶりに送る相手の場合、部署や役職が変わっていることも(とくに降格のことも)あるので、「○○様」のみでも問題ありません。

 

Q5.名前を間違えてしまった! どう対応する!?

A.メールでお詫びを。宛先を間違えた場合はすぐに電話を

メールに書いた宛名の名前を間違ってしまった場合、気づいたらすぐにお詫びのメールを送りましょう。電話でのお詫びはかえって迷惑になります。ただ、宛先を間違ったときはすぐに電話をしてお詫びをすること。とくに本来送るべき人と誤送信先の人が面識のない場合、個人・機密情報に係わることもあるので要注意。そうならないためにも、アドレス帳やオートコレクト機能は使わず、最後に届いたメールに、件名を変えて返信するのが一番間違いのない方法です。

 

Q6.ファイルを添付したメールの注意点は?

A.送信側、受信側とも容量と拡張子に注意して

容量と拡張子に要注意。添付ファイルの容量は、法人相手なら2MBまではそのまま送ってOK。それ以上はファイル転送サービスを経由しましょう。圧縮ファイルはzip形式が安全性・互換性ともに高いとされています。また、添付は見落とされることも多いので、メール文面に必ずファイルを添付した旨を記載すること。なお、拡張子が「.exe」のファイルはWindowsの実行ファイルで、不要なインストールが始まる可能性もあるので送られてきたら注意を。

 

Q7.1つのメールに書く用件はどのくらいまで?

A.1つのメールにつき1つの用件が基本

1メールにつき1用件が基本。たとえば、重要度や緊急度の異なる用件をひとまとめにすると、相手の返信が遅れる、用件を見落とすなど混乱のモトです。とくに相手の返信を要する用件は、メールを分けるようにしましょう。ただし、「会議の日時」と「会議のテーマ」など関連性のあるものならば、箇条書きなどで1通にまとめるのも効率的。メールが何通も続いてしまうときは、冒頭に「度々失礼します」などの文言を入れましょう。

 

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Q8.CCはどの範囲まで入れる? >

著者紹介

平野友朗(ひらの・ともあき)

一般社団法人日本ビジネスメール協会代表理事

ビジネスメールスキルの標準化を目指し、日本初のビジネスメール教育事業を立ち上げる。個人のメールスキル向上指導、組織のメールのルール策定、メールの効率化による業務改善や生産性向上などを手がける。行政機関、企業、学校などへのコンサルティングや講演・研修回数は年間150回を超える。さらに「ビジネスメール実務検定試験」を立ち上げ、ビジネスメール教育の普及に尽力している。

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