2015年版！　ビジネスメールの最新ルール

103人アンケートで見えてきた、ビジネスメールのスタンダードは？

メールが仕事の現場で使われるようになってから約20年。メール技術の進歩や時代の変化に合わせて、ビジネスメールのマナーも変わってきている。ただ、メールの書き方や送り方は個人のクセや思い込みに左右されがちだ。では、現代のビジネスメールのスタンダードはどのようなものか、ビジネスマン103人にアンケートを取り、それをもとに、メールのプロである平野友朗氏に、最新のビジネスメールのマナーをうかがった。

30～40代のビジネスマン103人に聞きました！

これだけは許せないと思うビジネスマナーは何ですか？

Ｑ１．読みやすいメールの文字数はどのくらい？

■ビジネスメールアンケート１

メールの文面（改行）は、以下のうちどれが読みやすいですか？

Ａ．20～25文字で改行し、空白を効果的に使う

上の「許せないビジネスメールのマナー」アンケートで4割の人は改行がないことを不満に思うように、改行は文の読みやすさを左右します。最近は改行設定のないメールソフトが主流なので、１行の文字数は20～25字を目安にして、言葉や文節が2行にまたがらないように文節や句読点で改行しましょう。また、行間を取って空白を作ると、話のまとまりや転換を示すのに効果的。ただし、多く取りすぎると空白が目立ち稚拙な印象も。アンケートでは１位ですが、２行分の行間を複数取っている１は空白を作りすぎなので、３くらいの行間がベストです。

Ｑ２．気持ちを伝えるのに「！」は使ってもよい？

Ａ．不快感を与える可能性があるものは極力使わない

ビジネスでは原則ＮＧと考えるのが無難です。年下の部下や打ち解けた関係の仕事相手には時々使うのも効果的ですが、取引先や目上の方など、相手の立場や性格、状況によっては「軽々しい」と不快感を与えることも。文章を柔らかい印象にしたいなら、「尊敬語を丁寧語に言い換える」「漢字をひらがなにする」だけでもずいぶん変わります。また、「存じます」を「思います」にするなど、口語表現を使うのもお勧めです。

Q３．署名は社内と社外で使い分ける？

Ａ．フォーマットを複数用意して使い分けるのがお勧め

メールソフトの「署名」機能は「名刺」のようなもの。名刺交換のいらない社内の相手には住所や電話番号の入った署名は原則不要。ただし社内でも、営業所や支社に送る場合は正規の署名でもＯＫ。署名のフォーマットは、相手に合わせて複数用意するのがベスト。社内なら「内線番号＋名前」、初めてメールを送る社外の相手には、会社のキャッチコピーやサービスページのURLなどを併記した署名を用意するとアピールにもつながります。