できる人が「方眼ノート」を使う理由

相手の発言は「語尾」までしっかり書き留める

では、具体的なノートの取り方を解説しましょう。

まず、商談や会議などに臨んだら、３分割のフレームの上に、見出しとして「商談や会議の論点」を書きます。そのうえで、お客様からの要望や参加者の発言などといった「事実」を書いていきましょう。

そのときに注意したいのは「正確に記入する」こと。そうしないと、間違った「解釈」を導く恐れがあります。

よくあるのが、「語尾をきちんと書いていない」こと。たとえば、「今月３日に送る」と書いてあっても、「３日に確実に送る」と「送れるかもしれない」では、まったく意味が違ってくるからです。

こうして事実を記入していく過程で、何か感じたり疑問に思ったりしたことがあれば、真ん中の「解釈」の枠に書き込みましょう。こうすれば、事実と自分の意見が明確に整理でき、思考がごちゃ混ぜになることを防げます。

そして、その解釈を踏まえて、次にすべきと思った行動があれば、一番右の「行動」の枠に書いていくのです。たとえば、「Ａ社に、納期をズラせないか確認の電話を入れよう」「もう一度調査結果を調べよう」など。これを見直せば、すぐにアウトプットに移せるわけです。

フレームがあるから、ロジカルに考えられる

このとき、忘れずにしておきたいのは、「どの事実に関して解釈したことなのか」「どの解釈から導き出した行動なのか」を、矢印でつなぐこと。すると、「事実→解釈→行動」のロジックがつながります。

「なぜなら」「要するに」などの接続詞を、矢印の上に書いておくと、「なぜこの行動を取るのか」というロジックが明確になるでしょう。こうしてロジックを組み立てておけば、上司や部下にその行動の理由を論理的に説明できるようになるという効果もあります。

以上の作業は、その場で行なうのが最も効率的ですが、慣れないうちは難しいはず。最初のうちは、商談や会議中は「事実」だけ書いておき、終わったあとに「解釈」と「行動」を書けばＯＫ。「解釈」「行動」をし忘れている場合は、枠が空白になっているので、あとから見たときにはっきりわかります。これが「フレーム」があることの大きなメリットです。

ちなみに、この３分割ノートのメソッドは、会議の進行にも使えます。ホワイトボードにこの枠を書き、参加者全員で、事実と解釈、行動を書いていくわけです。すると、ロジカルに物事を考えられますし、参加者の間で意思の疎通が図れます。時間配分も書けば、優秀なファシリテーターやタイムキーパーがいなくても、会議がスムーズに進むはずです。

以下、方眼ノートのより詳しい使い方をご説明します。