「出張ばかりなのに効率的な人」のデジタル活用術

出張から帰る移動時間に議事録作成と名刺の整理

帰りの移動中も、仕事を溜めずに今日できることはすぐに片づけます。出張帰りに必ずやるのが、名刺をいただいた相手にスマホからお礼のメールを送ることと、名刺情報の入力です。

名刺は紙で保存せず、データ化してエクセルで管理しているので、新幹線などパソコンを開ける環境なら直接入力します。

それ以外の交通機関で移動しているときは、ひとまずスマホで企業名や住所、個人名を打ち込み、自分宛てにメールしておきます。「スマホで入力するのは面倒では?」と思われるかもしれませんが、郵便番号を打ち込むと予測変換で住所が表示されるので、実はそれほど手間がかかりません。

名刺管理アプリもいくつか試してみたのですが、情報を正しく読み取れないことがあり、いちいち修正するのがかえって面倒だったため、現在の管理法に落ち着きました。

議事録が必要なら、それも帰りの移動中に作成します。打ち合わせの内容をスマホで箇条書きにまとめ、お礼のメールに添付し、「粗いメモですが本日の内容を共有しておきます」と書き添えて相手に送ります。

また出張先で写真を撮影したときは、画像データをグーグルドライブにアップ。スマホに写真を溜め込むと重くなるので、Wi-Fi環境があればこまめにデータを整理しています。

デジタル機器を駆使して持ち物は最小限にしよう

どこでも仕事をするには、身軽に動けることが大事なので、普段から持ち物もコンパクトにしています。出張時も、最低限の着替えが加わる程度。もし何か必要になったらコンビニで買えばいいと割り切り、持ち物をできるだけ増やさないことにしています。

私はトライアスロンが趣味で、出張先でもランニングをしますが、走るための靴をわざわざ持っていったりはしません。フォーマルな印象の黒いランニングシューズを選べばオフィスでも浮かないので、出張するときもこれ一足で間に合います。

大きな荷物を抱えて移動するのが嫌なので、基本的に長期の出張は入れず、ほとんどの場合は1泊2日でスケジュールを組みます。

デジタルデバイスも最小限のものしか持ち歩かず、ノートパソコンとスマホだけ。パソコンのサブディスプレイとしてタブレットを使ってみたこともありますが、荷物が重くなるので、出先では使わなくなりました。

現在使っているノートパソコンは12.5インチとコンパクトで、1kgを切る軽量なので、持ち運びがラクです。私はパソコンの横にスマホを置いて作業するので、13インチや15インチのパソコンだと新幹線やカフェの小さなテーブルではスペースが足りませんが、これなら狭い場所でも仕事ができます。

画面サイズは13インチよりは小さいものの、11インチよりは縦長なので、資料を作成する際に小さくて見づらいといったこともありません。この絶妙なサイズ感が、出先で仕事をするのにぴったりです。

ちなみにスマホには、パソコンの横に置いたときに画面が見やすいように、背面に縦横どちらでも置けるスタンドをつけています。

周辺機器も持ち歩くのはイヤホンとケーブル、充電器のみ。パソコン付属のACアダプタは重いので、ノートパソコンの充電には差し込み口が折り畳み式で、高出力ながらコンパクトな充電器を使用。

この充電器とパソコンをつなぐ巻き取り式ケーブルを組み合わせれば、使用時はコードを延ばし、移動中は巻き取ってコンパクトに使えます。

スマホの充電には高速充電が可能なマルチケーブルを使用。1つで、Type-C、マイクロUSB、ライトニングの3つのコネクタに接続できるものを使っています。

出先でインターネット環境が必要なときは、スマホのテザリング機能を使用します。モバイルWi-Fiを持参した時期もありましたが、持ち物が増えるので使わなくなりました。　

スマホも以前は大手キャリアの月間7GBまで使えるプランを利用していましたが、動画コンテンツを視聴するとすぐデータ容量を超えるので、現在はLINEMOの月間20GBまで使えるプランに切り替えました。データ容量が増えたうえに、月々の料金が半分以下になって、通信環境はかなり快適です。