社内文書が一発OKになる！４つのルール

【回覧書】回覧内容に合わせた体裁、フォントを使用

●ＮＧ例

・事務的な定型文のため殺伐とした印象を与えてしまう。また、部の歓迎会のなどの場合は「万障お繰り合わせの上」というような堅苦しい言い回しは不要
・終了時間が明記されていない
・会費の徴収方法が不明
・出欠の締め切りは前日ではなく、せめて２～３日前に設定を。当日の連絡先も書いておくべき

●ＯＫ例

・歓迎会や送別会、懇親会などの案内は、少しくだけた前置きの文章を入れると温かみが出る
・フリー素材のイラストを使って楽しげな雰囲気に
・開始時間だけでなく、終了時間や、中締めの時間の記入もあるのが親切
・幹事の名前と連絡先は必須項目。幹事は当日会場へ早めに到着していることが一般的なので、携帯番号を記入したほうが参加者にとっても都合がいい
・紙で回覧する場合は、出欠の○×を記入する欄があると便利。その際回覧日も記入するようにすれば、途中で滞ることが少なくなる

歓送迎会などの案内はやわらかめでもＯＫ！

回覧書の使用用途は、新入社員歓迎会や忘年会・新年会、懇親会や送別会、社員や家族の慶弔などについての、情報を確実に共有することです。

回覧文書とひと目で分かるように、左上に「回覧」の文字を囲んで強調します。最近ではメールで送ったり、社内イントラに掲示することも多いと思いますが、確実に出欠を取りたい場合などはプリントアウトして紙で回覧する場合もあるでしょう。その場合は誰かのところで止まらないよう、回覧者の印鑑欄もしくはサイン欄を設けるなどの工夫もしましょう。日付や場所などは箇条書きが基本ですが、当日の連絡先も含めなるべく詳しく書いておくと、参加する人が戸惑わずにすみます。メールで送付する場合は、店舗のＵＲＬを入れてもいいでしょう。

たとえば、上に見本を載せている新入社員歓迎会であれば、社内文書とはいっても少しくだけた文章を入れ込むと、温かみを出すことができます。ただし、文書を読む相手を想像して、柔らかい文章を嫌う人がいる場合は配慮を。

【議事録】欠席者が見てもわかる内容に

●ＮＧ例

・定例会議なので、「第○回」という表記があるほうが良い
・議事録は「記録」。会議の内容を誰が文書として責任を持つか、記録者の名前は必ず記入を
・「その他意見」の項目がない。会議中に出たちょっとした意見を記入できるスペースがないため、あとで役立つかもしれない情報が埋没してしまう

●ＯＫ例

・基本的には出席者の名前と役職名は記録すべきだが、定例会議であれば省略してもいい。ただし、欠席者がある場合は名前を明記
・数字の報告がある場合、文書を配布する際、「詳細は別紙参照」として添付することが基本
・発言者の名前を明記しておくことで、誰がどんな発言をしたか証拠として残すことができる
・企画案の元となったニュース番組や市場調査の引用元を記すことで、発言者と参加者、欠席者のイメージ共有に役立つ

良い意見は、「その他意見」として残す

会議の検討事項や決定事項を記録として残し、情報共有や報告として用いられる議事録。適当に作成されてしまうと、あとで見返したときになんの話だったのかがわからず、まったく役に立たなくなってしまいます。とはいえ、会議に参加しながら必要なポイントを確実に記録するのは実は結構難しいものです。二つのポイントを押さえて作ると良いでしょう。

最も重要なことは、欠席者があとから読んでも会議の概要がつかめる配慮がしてある議事録になっていること。会議の日時、場所、出席者などの事実は間違いのないように注意を払い、決定事項は箇条書きで簡潔にまとめましょう。　会議で出たアイデアの中には、すぐに実行に移せないものの、今後の参考になる意見もあるものです。「その他意見」といった項目を設けて記録しておくと、のちに役立つことがあります。

商品名やＵＲＬなどの参考情報が出た場合は、議事録と一緒にメールで共有するといいでしょう。

《『THE21』2017年11月号より》