「やりたいこと」か否かで優先順位を決めよう

タスクを３つに分け、「分解」しよう

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同じ量の仕事をこなすにも、段取り次第でスピードは大きく変わる。そこで、個人の仕事の時短においてまず必要となるのが、スケジュールやタスク管理のスキルだ。段取りや仕事術の著書を多数執筆し、複数企業の代表やコンサルタントとして活躍する吉山勇樹氏にアドバイスをいただいた。《取材・構成＝塚田有香》

真っ先に削減すべきは「連鎖するムダ」

スケジュールやタスク管理において、ムダな仕事を省くのは必須です。ただ、その前にやるべきことがあります。それは「ムダの定義」です。

　じ立ち話でも、ある人は「人間関係を円滑にするコミュニケーション」と定義し、ある人は「ムダ話」と定義する。この認識がズレていたら、組織内のムダはなくなりません。まずは自分のチームだけでもいいので、「ムダの定義」を明確にしましょう。立ち話でも「15分以上は『ムダ』」と決めれば、客観的な目安ができて、全員がそれを削減しようと意識します。

ムダを定義したうえで、優先的に排除すべきは、「複数に連鎖するムダ」です。たとえば、ムダな会議を開くと、その準備として行なう資料作成や根回しもムダになるし、会議後に行なう議事録作成や関係者との調整もムダになります。このようにムダがムダを呼んで連鎖するタスクは、組織への影響も大きいため、真っ先に削るべきなのです。

「やりたいこと」の間に「やりたくないこと」を挟む

次に、そうしてムダなタスクを極力排除したうえで、優先順位をつけることが必要となります。ここで、「重要度」と「緊急度」で判断する人は多いと思いますが、私は、「やりたいこと」と「やらねばならないこと」のマトリクスで考えるよう勧めています。

「やりたいことであり、やらねばならないこと」なら、誰もが積極的にやります。問題は「やりたいことではないが、やらねばならないこと」。どうしてもモチベーションが上がらず、片づけるのに時間がかかってしまう。しかし現実には、仕事を選り好みするわけにもいきません。

これを解決する方法は二つあります。一つは、「やらねばならないこと」の合間に、「やりたいこと」を挟んでスケジューリングすること。「これが終わればやりたいことができる」と思えば、今取り組んでいるのがやりたくないことでも、集中とスピードを維持できます。

もう一つは、「やらねばならないこと」の中から、「やりたいこと」に寄せられそうなタスクを見つけること。「この仕事は苦手だが、将来のキャリアには役立ちそうだ」などと、自分にとってプラスになるものが見つかれば、「やりたいこと」の領域へ移行できます。