メモを取る時は「５W１H」を意識せよ

「何でも書く」ことで手帳・メモは最強ツールに

手帳に何を書くか、またメモをどう書くかという習慣には、個人差がある。しかし、これらのビジネスツールの使い方こそ、仕事効率化やアイデア創出に大きく関わってくる。できる人は、どのような手帳の習慣、メモの習慣を持っているのだろうか。《取材・構成＝杉山直隆》

なぜ、できる人ほど大判の手帳を持つのか？

これまで、私はさまざまなビジネスパーソンの手帳やメモを研究してきました。それでわかった、仕事ができる人とできない人の手帳・メモの使い方の違いをお伝えしましょう。
まず、できる人に共通しているのは、１冊の手帳に、あらゆる情報を一元化する習慣をもっていること。スケジュールや打ち合わせの記録はもちろん、新聞記事などのメモやちょっとした思いつきなど、すべてを一冊に書いています。

そうすれば、「あのメモは、どこに書いたかな？」とわからなくなることがなくなり、探す時間のムダもなくなるわけです。
なんでも書くので、手帳のサイズは自然と大きくなります。私が見る限り、仕事ができる人は、Ａ５やＢ５サイズの手帳を使っている人が多いと感じます。

「気が利く人」は上司や顧客の予定まで書く

スケジュール欄の書き込みを見ても、できる人とできない人では大きな違いがあります。

できる人の多くに共通するのは、かなり細かく書き込みをしていることです。たとえば、作業予定だけを書くのではなく、何分で終わらせるか、予定時間まで書いています。こうすることで、「何分で終わらせる」という意識が働き、ダラダラ仕事をしなくなります。

「◯◯さんにメールする」「手土産を買う」といった、小さなＴＯＤＯを予定欄に書いていることも、よく見られます。小さなＴＯＤＯといっても、頭の中で記憶していると、つい気になって、目の前の仕事に集中できなくなるものです。しかし、書き込んでしまえば、記憶する必要がなくなるので、大事なことに意識を集中できるのです。

もう一つ特徴的なのは、「他人の予定を書いていること」です。どの職種の人にも共通するのは、上司の予定を書くこと。上司の確認が取れないために仕事が滞ることはよくありますが、上司の予定を意識していれば、それが防げます。

営業マンの場合は、取引先の繁忙期や、「５月になったら社内で話がまとまると思う」などという何気ないひと言なども書いています。そうすることで、適切なタイミングでアプローチができるからです。私も実践したところ、「機を見るに敏だね」と褒められたことがあります。単に手帳に書いておくだけで、できる人と見られるわけです。