ミスがなくなる！ 「メモ」の基本＆活用術

これだけ！　メモの基本ルール3

ルール１　余白をケチらず「１案件1見開き」 

手書きノートの弱点は、日付や単語で検索できないこと。それをカバーするためには、形式をそろえて一元管理することだ。具体的には、ノートは「1案件につき見開き1ページ」を厳守。溢れてしまってもいいが、ページに余白ができてもケチらず、別の案件が始まったら新しい見開きに書く。内容が混ざって後で探しにくくなるからだ。会議なら、日付、件名、打ち合わせ内容や参加者を記入する。そのうえで、各ページにインデックス付箋をつければ後で該当箇所を探しやすい。これで、書きっぱなしではなく、後で読み返せるノートになる。ちなみに、リーガルパッドやレポート用紙など切り離せるものを使う場合は、書き終わったら案件ごとにフォルダやファイルに入れて管理しよう。

ルール２　「読んでわかる」ではなく「見てわかるメモ」に

当然ながら、メモは読む人にとってわかりやすくなければならない。他人はもちろんだが、メモを読み返す「未来の自分」に対しても例外ではない。「わかりやすい」のポイントは字がきれいかどうかなどももちろん関係するが、より大きなポイントは「読んでわかる」ではなく「見てわかる」メモにすることだ。ダラダラ文章を書くのではなく、箇条書きに。それも、6W3H（いつ・どこで／どこへ・誰が・誰に・何を・なぜ・どのように・いくらで・どのくらいの量で）をはっきりさせて書くこと。こうすることでヌケモレも防ぐことができる。また、緊急・重要案件は赤字で記入したり、大きく書くなどして目立たせること。忙しい人がパッと見ただけでも内容を理解できるメモを目指そう。

ルール３　メモは「紙幣」だと思って管理せよ

メモ帳を持っていない状態で電話番号を伝えられた、突然アイデアが湧いてきた……、そんなとき、忘れないうちに紙ナプキンや割り箸の袋などといった手近な紙にメモをした経験はないだろうか。後回しにするのではなく、なんでもいいから取りあえずメモを取るのは正しい姿勢だ。しかし、これではメモをゴミと間違えて捨ててしまいかねない。そうならないよう、メモは特別な存在として扱おう。お勧めなのは、メモを財布に入れて管理すること。大切な情報やアイデアは、紙幣と同じ扱いをするのがふさわしい。そして、オフィスに戻ってノートに貼ったり、転記したりして一元管理すべきだろう。