「仕事をすぐやる人」になるための７箇条

《『THE２１』2014年1月号より》

　やらなくてはならないことはわかっている、でも、なかなか手をつけられない。その結果、仕事がどんどんたまってしまい、今日も一日が終わってしまった……。このような悩みを持つビジネスパーソンはきっと多いはず。

　そこで『THE21』2014年1月号では、総力特集「仕事をすぐやる人＆先送りする人はどこが違うのか？」と題し、5人の達人の方々にお話をうかがった。〔写真左から：敬称略〕

山本真司（経営コンサルタント／立命館大学経営大学院客員教授）

戸塚隆将（シーネクストバートナーズ〔株〕代表

吉田穂波（医師・医学博士）

川邊健太郎（ヤフー〔株〕副社長COO）

出口治明（ライフネット生命保険〔株〕会長）

　どの方もビジネスマン、経営者、コンサルタント、母親などそれぞれの立場から仕事のスピードを高める方法について語ってくださったが、その中に共通する要素も少なからず存在した。

　そこで、「仕事をすぐやり、先送りしない方法」を7つに絞ってまとめてみた。

＜１＞
スキマ時間を最大限に活用する

◆以下に当てはまる人は要注意◆

　・スケジュールは１時間単位で大雑把に立てている
　・移動中はいつもボーっとしている
　・空いた時間にちょこちょこネットニュースをチェック

　会議と会議の間の10分、得意先に向かう途中の15分の移動時間……。こうした時間はついつい、何もできないと考えてボーっと過ごしてしまったり、ネットでニュースをダラダラ見て過ごしてしまったりすることが多い。だが、こうした時間こそが宝の山だと言うのが吉田穂波氏。たとえば、企画書の宛名だけ、日付だけでも進めることで、スキマ時間だけで一仕事終えることも可能だという。また、「『ゼロからのスタートではない』と、ハードルが下がり、気分がぐっと楽になります」という効果も期待できる。同じく山本真司氏も「１単位を15分として考える」ことを提唱する。モバイル機器の活用で、スキマ時間に仕事ができる環境を整えることも重要だ。

　あなたの日々の仕事の中でも、「スキマ時間」でできることはないだろうか。一度見直してみることをお勧めしたい。

＜２＞
早く退社することを「ルール化」する

◆以下に当てはまる人は要注意◆

　・残業ばかりでつねに疲労困憊している人
　・毎日、とくに帰る時間を決めずに仕事を始めている人
　・周りの人の目を気にして、つい会社に居残ってしまう人

　ライフネット生命保険会長の出口治明氏は、日本人の残業時間の多さを「日本の国力を落とす大問題」とまで指摘する。実際、メリハリのない長時間労働が集中力を削ぐということは、ほとんどすべての方が指摘していたことだ。

　そこで、山本真司氏が言う、「定時で帰ることをルール化する」という方法が有効となる。ただし、ルールを守れないことをストレスに感じると逆効果なので気をつけたい。また、自分を律する自信があまりない場合、吉田穂波氏が提唱する「終了の時間を動かせないものにする」ことも効果的。また、上司の立場からも、出口氏が指摘するような「残業を原則禁止とする」といった施策を取る必要があるだろう。どちらにしても、「仕事が終わったら帰る」ではなく、「今日はいつ仕事を終えるか」というメドを立てたうえで働くことが重要だ。

＜３＞
判断の軸をもち、優先順位をつける

◆以下に当てはまる人は要注意◆

　・出社したらすぐメールチェック。気がついたら午後に
　・「あれもやらなきゃ！」とすぐにパニックになる
　・やりたいことはあるのに、手をつけられないまま一日が終わる

　毎日目の前の仕事に追いまくられて、何から手をつけていいかわからずにパニックになる……という人は、「判断の軸を持っていない」ケースが多い。たとえばヤフー副社長の川邊健太郎氏は、行動指針を設定するからこそ、意思決定のスピードが速くなると指摘する。迷ったとき立ち返るものがあることで、すばやい判断ができるのだ。

　また、戸塚隆将氏も、「優先度」と「完成に要する時間」というマトリクスで仕事を判断し、優先順位をつけたうえで仕事に取り組んでいる。こうした優先順位はその人によってそれぞれだろう。だが、「自分はどういう優先順位で仕事をしているのか」という行動指針を一度考え直してみる必要はあるはずだ。そしてその行動指針を繰り返し口に出したり書いたりして自分のものにすることで、判断力は格段に高まる。

＜４＞
モチベーションを管理する

◆以下に当てはまる人は要注意◆

　・残業が多く、寝る時間はいつも不規則だ
　・会社に来てからエンジンがかかるまで、数時間かかる
　・昨日はやる気があったのに、今日は全然気が進まない……

　意外と重要なのが「やる気」の問題。疲れていたり嫌なことがあったりしただけで、仕事を先送りしてしまいがちなもの。まずは体調管理だ。戸塚隆将氏がゴールドマン・サックス時代に接した上司はどんなに忙しくても決まった時間に帰っていたというし、戸塚氏自身もかならず一定時間の睡眠を取るよう心掛けている。

　また、体調に問題がなくても、どうしてもやる気が出ないこともある。そんなとき、「自分はどんなときにモチベーションが上がったかを振り返る」ことを勧めるのが吉田穂波氏だ。人によってそれは「人にほめられたとき」「ポジティブな会話をしたとき」など違うだろうが、それを理解しておくことで、モチベーションは管理できるのだ。そして、そもそも「仕事は楽しいもの」だと説くのが、川邊健太郎氏。確かにそれを忘れたままでは、やる気が出ないのも無理はない。