「対面の会議にこだわる人」が知らないオンライン会議の“６つのコツ”

4.事前に資料を送りスライドを開いておく

オンライン会議前には対面の会議同様、事前に資料を共有しておきましょう。オンライン会議では画面共有を多く利用しますが、細かい文字の資料を共有されても非常に見にくく、見てもらえない恐れがあります。そのため資料は別途手元に置いておけるように、事前の送付が必須です。

画面で共有する資料は、シンプルなスライドにまとめておくのがお勧めです。事前に共有した資料の内容を話すとしても、画面共有用のスライドを別途作ったほうがよいでしょう。

また資料を画面共有する担当者は、スムーズに共有できるようにスライドをあらかじめ開いておきましょう。会議中にファイルを探して開く時間は、完全にムダ。他の参加者をイライラさせるだけです。

5.スピーカーフォンを使って快適に

オンライン会議で大きな問題になりやすい点が、個々の参加者の環境にまつわるトラブルです。画質や音質が悪く、相手に伝わらないケースが多いため、パソコンに備え付けのマイクとスピーカーは可能な限り使わないほうが無難です。

ヘッドセットはお手軽ですが、長時間使うと耳が痛くなってしまう点も。お勧めはスピーカーフォンです。私はAnkerの「Power Conf」を使っており、音質には非常に満足しています。手元のボタンで簡単にミュートの有無を切り替えられるのも便利です。

通信回線の質も、会議の質を大きく左右します。速度が遅く不安定な場合、音が途切れたり画面が止まったりといった問題が発生しやすくなります。できれば有線をPCに直接接続、またはWi-Fi環境が望ましいです。

マンションやアパートに備え付けてある回線の質が悪いなら、無線も選択肢に入ります。もちろんそれらを個人で負担するのかという別の問題はありますが、通信環境の整備は大きな課題と考えておきましょう。

6.「何分話すか」より「何分話せるか」

オンライン会議はゆっくりと話す必要がある点などから、対面の会議よりも時間が押しがちです。貴重な時間を長くダラダラとした会議でつぶさないためにも、発言時間は各々が注意しなければなりません。

「何分話すか」よりも「何分話せるか」を意識しましょう。会議全体の時間と進行度合いから、自分がどの程度話してもよいかを瞬時に判断するスキルが求められます。

また、判断した発言時間よりも７～８割程度の時間に収めるよう意識するとよいでしょう。想像しているよりも人は長くしゃべりがちですので、短く見積もる程度がちょうどよいのです。

もし話が長くなりそうなら「３点説明させてください」「質問は二つです」というように、話す内容を明示しておくと、コンパクトにまとめやすくなるでしょう。