誰もが学んだのに活用していない「5W1H」は最強の思考ツールだ！

説明の「3点セット」と説得の「Why-How」

　二つ目は「コミュニケーション」です。5W1Hを上手に使えば、わかりやすい説明と、納得度の高い説得ができます。

　説明で役立つのは、「Why」「What」「How」の3点セット。「なんのために」「何を」「どうやって」の3ポイントを押さえて話すと、相手に理解してもらいやすい説明ができます。

　例えば「働き方改革」の説明をするなら、「なぜ働き方改革が必要なのか」「内容はどういうものなのか」「どのように進めるのか」を話せば、シンプルでわかりやすいですよね。

　話す順番は、適宜、入れ替えてください。Whatから入って、そのあとにWhyを解説するほうがわかりやすい場合もあるでしょう。

　説明は相手の理解がゴールなのに対して、説得の場合は、相手に行動を変えてもらうことがゴールです。ここでは、「Why」と「How」を意識しましょう。

　何かをしてほしいと頼むと、相手は、「なぜ？」と「どうやって？」という疑問を持つでしょう。その疑問を先取りして、WhyとHowを伝えるのです。

　Whyの中には、「What」「Who」「When」を入れましょう。つまり、「なぜ、他のことではなく、『これ』をしてほしいのか」「なぜ、他の人ではなく、『あなた』にしてほしいのか」「なぜ、他のときではなく、『今』してほしいのか」を伝えるのです。そうすることで、相手に納得感が生まれます。

　そのうえで、How＝具体的な行動を話せば、相手に動いてもらいやすいでしょう。

Whyから問題解決を始めてはいけない

　三つ目は「問題解決」です。5W1Hを適切な順番で問いかけていくことで、効率的な問題解決が図れます。

　例えば、「離職率が高い」という問題があるとしましょう。このとき、よくしてしまう間違いが、Why（「なぜ離職率が高いのか？」）から始めることです。

「残業が多いからだろう」「給料に不満があるからだろう」などと、いきなり原因を考えると、「在宅勤務制度を導入しよう」「ボーナスを上げよう」といった解決策を、決め打ちで出すことになります。それが当たる保証はありません。

　まず取りかかるべきは、「Where＝問題が起こっている箇所」の特定です。離職率が高いのはどの年齢層なのか、どの部門なのか、といったことを調べて、患部を明らかにしましょう。すると、自然にWhyが見えてきて、How＝対策を考えるのも容易になります。

　場合によっては、Whereの前に「What」を考える必要もあります。「問題は何か？」を、改めて考えるのです。

　すると、「離職率は業界平均と同じで、問題ではなかった。問題は採用応募者が少ないことだ」などと気づくことがあります。

　ですから、問題解決を効率的にするためには、「What→Where→Why→How」の順番に考えるといいわけです。

　以上のように、5W1H思考は、ビジネスにおける重要なシーンのいずれでも役立ちます。高いパフォーマンスを生む「古くて新しい方法」を、ぜひ活用してください。

《取材・構成：林　加愛》
《『THE21』2019年3月号より》