手帳・ノート・メモに代わる「仕事が速くなるデジタルツール5」

アナログにはない、使える機能が満載

　手帳による「スケジュール管理」や「タスク管理」、ノートを使った「情報整理」や「発想」、また、いつでもどこでも簡単に書き留められるメモ。今や、こうしたアナログツールの機能は、デジタルツールでもできるようになっている。デジタル仕事術の達人・佐々木正悟氏に、自身が使っているデジタルツールを紹介してもらった。

グーグルカレンダーとTodoistを連携

　スケジュールやタスクの管理からアイデアのアウトプットまで、私はすべてデジタルで行なっています。紙の手帳はもちろん、ペンさえめったに手にしません。

　デジタルの利点は、まず、紙に比べて圧倒的に検索が容易なことです。しかも、端末の性能向上などにより、操作速度はどんどん速くなってきています。

　そして、なんと言っても一番の利点は、クラウドで管理できること。クラウド上にデータを置いておけば、どの端末からでも同じデータを引き出せます。

　また、複数のクラウドサービスを連動させて使うこともできます。

　例えば、私はスケジュールを『グーグルカレンダー』で、タスクを『Todoist』で管理しているのですが、前者に入力した情報が後者へ、後者に入力した情報も前者へと、即時に反映されるよう、連携させることができます。修正も、いつでもどこでも、どちらからでもできます。

　グーグルカレンダーやTodoistに書き込んだタスクはプロジェクトごとにカテゴリー分けし、Evernote上にも、同一のカテゴリー分けでフォルダを作ってあります。そして、例えば「ファイナンス」というフォルダの中には領収書や請求書、「セミナー」にはセミナーの資料や参加者リストなどを入れています。テキストだけでなく、パワーポイントや写真、動画など、あらゆる形式のファイルを取り込めるのが、Evernoteの使いやすいところです。

　また、普及率の高いサービスだけあって、たいていのブラウザから、クリック一つでウェブページをEvernoteに共有することができます。

　取り込みのしやすさに関して、Evernoteは最強のツールでしょう。

【グーグルカレンダー】
　世界で最もポピュラーなスケジュール管理ツール。佐々木氏は、私用や移動時間まですべての予定を一元的に入力し、色を変えることで、予定の種類を区別している。
「打ち合わせなど、時刻が決まっている予定は赤で、執筆など、時刻をずらせる予定は黄色で入力しています。食事など、日常生活の予定は緑にしています」
　Todoistと連携させれば、大きなプロジェクトから細かな用事まで、漏れなく管理できる。

【Todoist】
　グーグルカレンダーと連携させられるタスク管理アプリは多いが、たいていは一方通行だ。その中で、Todoistは双方向に連携させることができ、どちらから入力しても、もう一方に反映できるのが利点。
「どちらを見ても同じ情報が見られるので非常に便利です。長いスパンで予定を概観するにはグーグルカレンダー、1日の予定の確認はTodoist、というように使い分けています」
　タスクの所要時間の計測機能もあるので、仕事の仕方を見直し、効率化を図りたい人にも最適だ。

【Evernote】
　あらゆる形式のデータを保存できる情報蓄積ツール。佐々木氏はTodoist上と同一のカテゴリーをEvernote上にも作って、取り込んだ情報を分類している。
　また、細かなメモは、スマホで入力して、Evernoteに送ることが多い。
「ここでは『FastEver』というアプリが便利。Evernoteにメモを保存するための専用アプリです」