「TODOリスト」は諸悪の根源だった？ 本当に生産性が上がるタスク管理のコツ

「日本人の労働生産性の低さ」について、しばしば耳にする。そこには、無意味な会議や報告、長時間労働を良しとする文化など様々な原因がある。だが、１万人以上のビジネスパーソンにインタビューを行ってきたコンサルタントの大塚寿氏によれば、実は日本人の意外な習慣が、労働生産性を下げる大きな要因になってしまっているという。それは一体？

＊本稿は、『できる４０代は、「これ」しかやらない』（PHP研究所）の内容を抜粋・編集したものです。

「TODOリスト」には重大な欠点がある

ある調査によれば、日本の労働生産性はイタリアより低いそうです。プライベートを大事にし、夏のバケーションが１カ月もあるイタリアより日本のほうが労働生産性が低い。この現実に衝撃を受けた方も多いでしょう。

なぜ、日本人の仕事の効率はこれほど悪いのか。その根底に、長時間労働を良しとする昭和の習慣があるのは確かだと思います。ただ、私は日本人にとって一般的な「タスク管理」のやり方が、労働生産性を下げているように思えてならないのです。

皆さんも若い頃、「今日、すべきことを書き出し、優先順位をつけて、TODOリストに落とし込む」というタスク管理手法を習ったことと思います。そして、多くの人が多かれ少なかれ、その方法を踏襲して今に至っていると思います。

この方法が悪いとは言いません。しかし、TODOリストによるタスク管理には「すべきことが際限なく積み上がっていく」という重大な欠点があるのです。

それは当然のことで、仕事において「すべきこと」など、いくらでも出てくるからです。それをすべてTODOに入れていたら、仕事が終わらないのは当然です。

むしろ、40代の人に必要なのは、「やらなくていいことのリストアップ」、いわば「NOT TO DOリスト」の作成です。そして、やらないことを決め、本当にすべきことだけをやる。これが後悔しない40代を過ごすコツです。

このテーマは、私の行っている研修で最も人気のあるものの一つですが、実際にやってみると皆さん、自分がいかに「やらなくていいこと」をやっていたかに気づき、愕然とします。今までやっていたタスクや業務の半分が不要だったというケースはしょっちゅうで、中には「やらないほうがうまくいく」タスクを一生懸命にやっていたことに気づく人もいます。

こういう反応が多いということは、哀しいかな、日本企業の労働生産性が低いことの何よりの証なのでしょう。

「やらなくていいことリスト」を作るコツ

では、「NOT TO DOリスト」作成の具体的な方法をお伝えしましょう。

まずは、自分の業務フローを見直して、自分がやっている仕事をすべて書き出してみます。その上で、「この仕事はいらないのではないか」というものをあぶり出していくのです。

業務を書き出す際は、「個人的なこと」と「組織的なこと」に分けて考えてみるのがコツです。個人的なこととは「自分一人でやっている仕事」、組織的なこととは「誰かと関連している仕事」となります。

そのうち、まず解消すべきは「個人的なこと」です。これは自分自身の心がけでどうにでもなりますから、今すぐ実行できます。そのため、効果もすぐに表れます。

例を挙げれば、「メールの２度読み（すぐに返事をすれば不要）」「紙の資料の整理（ＰＣに残っていれば不要）」「必要以上の資料の〝お化粧〟」などです。