「失敗しない」メール術

メールを送った相手からこんな反応があったら、どうする！？

何度も質問がくる

原因は「情報が足りない」か「情報が多すぎる」かのどちらかです。たとえば、アポイント日時を決めるときに、候補の日にちだけ送るのではなく、時間や場所なども同時に提案すれば、やり取りの回数は格段に減ります。次に、相手に聞かれそうなことを先回りして書いておくとより良いでしょう。とはいえ、盛り込みすぎもＮＧ。メールに情報が多くなりすぎるとポイントがわかりづらくなるので要注意。わかりやすいシンプルなメールを心がけてください。

なかなか返事が来ない

返信がこない原因は、メールサーバーの不具合で届いていない、メールを見落としている、返信の必要がないと思い込んでいる、用件が多すぎるなどさまざまな可能性が考えられます。原因となりそうなことを一つひとつ洗い出し、自分に落ち度がないか確認をしたうえで相手に催促してみましょう。なお、返信の期限を設定している場合は、期限を過ぎたら即催促してもOK。期限を設定していなければ、送信から丸2日ほどあけて催促メールを送るのが適切です。

相手が怒っている？

メールの文面から相手の怒りや苛立ちを感じたら、自分が送ったメールの内容や表現にミスがないか、相手のメールの内容を見落としていないかを確認しましょう。相手の表情や声色から意図を読みとれないメールは、誤解を生みやすいツール。相手の態度がおかしい理由がわからないままメールのやりとりをすると誤解や溝が深まっていく一方。メールでのコミュニケーションに不安を感じたら、電話や対面に切り替えて、直接会話をするのが一番の解決法です。

≪取材・構成：麻生泰子≫
≪『ＴＨＥ21』2017年6月号より≫