膨大な情報をさばく「スピード仕事術」

2016年06月16日公開
2023年05月16日更新

木山泰嗣（弁護士／税法研究者）

処理スピードが上がる2つのテクニック

　大量の資料を素早く読むコツは、他にもあります。1つ目は、「タイトル」だけを目で追う「タイトル読み」です。タイトルは、資料の中にある見出しや小見出しのようなものも含みます。これらはまとまりごとの要点を短い言葉でまとめたものなので、それらをざっと目で追うだけで、資料の概要を把握することができるのです。

　もう1つは、最初にキーワードを設定し、そのキーワードが出てくる箇所だけを読む「キーワード読み」です。

　資料を読む目的が明確になった段階で、「契約内容」や「予算」など、キーワードがある程度見えているはずです。自分の役割をふまえて、「何に重点を置いて資料を読むべきか」が明らかになれば、それがキーワードです。

　キーワードさえ決まれば、あとはそのキーワードが出てくる場所の周辺を読めば、キーワードに関連した情報に最短距離でアクセスできます。この方法は、最初に読むべき資料を探すために、全体に目を通さなければならない場合にも効果的です。

　極論を言えば、大量の資料や情報に取りかかる前に、そこに何が書かれているのか予測できることが理想です。「こんな情報があったのか」といった驚きは少ないほうがいいと私は思っています。大体の内容や問題点を予想したうえで情報に当たり、特殊な部分があればそこを重点的に見る。それが大量の情報を早く処理するコツなのです。

取材・構成　前田はるみ

『ＴＨＥ２１』2016年6月号より

著者紹介

木山泰嗣（きやま・ひろつぐ）

税法研究者・弁護士

1974年、横浜生まれ。上智大学法学部卒。2003年から15年3月まで鳥飼総合法律事務所で税務訴訟を手がけた（現在は同事務所客員弁護士）。15年4月から青山学院大学法学部教授に就任し、税法研究と法学教育に携わる。『情報をさばく技術』（日本実業出版社）、『反論する技術』（ディスカヴァー・トゥエンティワン）など著書多数。